De verkoper ontvangt de klantfeedbackmelding (telefoon, fax, e-mail, enz.), registreert onmiddellijk de feedback-informatie van de klant in detail en bepaalt de productpartij, hoeveelheid, ongewenste snelheid, voorkomingstijd, plaats, verkoopvolume, enz.
De verkoper registreert de gedetailleerde informatie in het omschrijvingsformulier voor de klachteninformatie van de klant en stuurt deze voor analyze naar de kwaliteitsafdeling.